Gestión de los Recursos Humanos y las Comunicaciones
El PMBOK describe la gestión de
los Recursos Humanos (RRHH) en su capítulo 9, que en mi criterio es resumido y
ampliado por Pablo Lledó, en su libro “Director de Proyectos”.
Ambos documentos explican que el
proceso de Desarrollar el Plan de RRHH es el proceso en el que se identifican y
documentan los roles dentro de un proyecto, así como responsabilidades, habilidades
y relaciones de comunicación, y Lledó nos recuerda que éste proceso se
encuentra dentro del grupo de planificación. Lledó complementa con la necesidad
de identificar los tipos de poder dentro de la organización y menciona los
siguientes: formal, recompensas, penalidad, experto y referente.
Las Herramientas y técnicas en éste
proceso empiezan por crear organigramas y descripciones de puestos que pueden
ser jerárquicos, matriciales o formatos tipo texto. Seguidamente se crean
relaciones de trabajo, entendiéndose como las interacciones formales o
informales entre los colaboradores, y por último se analiza el tema de la teoría
de la organización, que se refiere a la manera en la que se comportan las
personas, equipos y unidades de la organización. Lledó complementa que éste
comportamiento puede ser abierto, cerrado, natural o racional.
Al final de ese proceso se
obtiene como salida el Plan de RRHH, que incluye los roles y responsabilidades,
entendiendo rol como la parte del proyecto de la cual una persona está
encargada, el derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones y
aprobaciones o autoridad de los miembros, el organigrama del proyecto y el plan
de dirección del personal.
Los siguientes procesos
corresponden a la parte de ejecución donde el siguiente proceso es el de
adquirir el equipo, en que Lledó aporta la importancia de no confiar en el
efecto “Halo” que consiste en nombrar a los mejores expertos, líderes del
proyecto. Existen cuatro técnicas para éste proceso. La asignación previa
sucede cuando los miembros son seleccionados previamente. La negociación
implica el proceso de interacción con gerentes funcionales u otros equipos para
obtener recursos. La adquisición está relacionada con la utilización de
proveedores externos, y finalmente los equipos virtuales es cuando se recurre a
la tecnología para reunir personas en distintas localidades.
Al final de éste proceso debe
obtenerse asignaciones del personal del proyecto, calendarios de recursos y actualizaciones
al Plan de Dirección del Proyecto, que se pretende se vaya construyendo
progresivamente.
El tercer proceso consiste en
desarrollar el equipo del proyecto, donde Lledó aporta que es más beneficioso
en las etapas iniciales, pero que debe realizarse a lo largo del proyecto. Además
el autor complementa el PMBOK al decir que palabras clave aquí son
competencias, cohesión, trabajo en equipo, confianza, interrelaciones y
habilidades.
Para éste propósito se utilizan técnicas
como las habilidades blandas, capacitación, actividades de desarrollo de espíritu
de equipo, establecimiento de reglas básicas, reubicación y reconocimiento y
recompensas. Al final, deben obtenerse evaluaciones del desempeño y
actualizaciones a los factores ambientales de la empresa.
Por último se debe dirigir al equipo,
para lo cual se pueden usar herramientas como observación y conversación,
evaluaciones del desempeño, gestión de conflictos, registro de incidentes y
habilidades interpersonales. Lledó le da gran importancia al tema del liderazgo
en éste punto y amplía sobre los tipos y comenta extensamente además sobre teorías
en el tema de la motivación. Además sugiere el uso de la herramienta 360 para éste
propósito.
Al final de todo éste proceso
deben obtenerse actualizaciones a los factores ambientales, activos de
procesos, solicitudes de cambio y al
Plan para la Dirección del Proyecto.
